Заповеди эффективного общения

Содержание:

Люди являются социальными существами. Невозможно жить без взаимодействия с другими людьми. Вы воспитываетесь семьей, ходите в школу, где вам приходится общаться с другими учениками и учителями, а также общаться с другими людьми в обществе.

В течение вашей повседневной жизни вам приходится взаимодействовать с коллегами, клиентами, другими сотрудниками, сотрудниками магазинов и так далее. Все эти взаимодействия были бы невозможны без общения. Поскольку общение является такой важной частью жизни, важно убедиться, что вы являетесь эффективным коммуникатором.

Без способности эффективно общаться, вам будет трудно добиться успеха в любом социальном начинании, будь то получение работы и дальнейшее ее сохранение, привлечение инвесторов для вашего проекта или встреча с вашими родственниками.

Чтобы помочь вам стать лучше в общении и, следовательно, улучшить качество ваших социальных и профессиональных взаимодействий, мы рассмотрим заповеди эффективного общения, о которых вы всегда должны помнить.

Будьте хорошим слушателем

Первая заповедь эффективного общения – слушать. Вы не можете эффективно общаться, если не знаете, чего хочет или в чем нуждается ваша аудитория. Вы не можете поставить себя на их место, чтобы видеть вещи с их точки зрения.

Поэтому будет трудно повлиять на их мнение, так как будет очевидно, что вы не понимаете, что они говорят, и просто проповедуете им.

Слушание было определено Комиссией при Министерстве труда США по достижению необходимых навыков (SCANS) в качестве одной из ключевых пяти компетенций и трех основополагающих навыков, необходимых для людей, поступающих на работу.

Навыки слушания позволяют сотрудникам выстраивать хорошие отношения со своими работодателями, менеджерами, коллегами и клиентами, что, в свою очередь, позволяет им более эффективно общаться на рабочем месте.

Ниже приведены некоторые советы о том, как стать лучшим слушателем:

  • Поддерживайте зрительный контакт с говорящим.
  • Не прерывайте.
  • Не волнуйтесь.
  • Слушайте, чтобы понять, а не просто ответить.
  • Прочитайте язык тела говорящего, выражения лица и другие невербальные подсказки.
  • Контролируйте свои эмоции – не позволяйте гневу, страху или беспокойству отвлекать вас от слушания.
  • Отложите в сторону свое предубеждение или предубеждение против говорящего, так как это повлияет на вашу способность слушать.

Уточните свои мысли, прежде чем что-то сказать

Прежде чем что-то сказать, задумайтесь. Систематический анализ вашей идеи упрощает и проясняет ее. Планирование общения – это важный шаг, который многие люди часто пропускают, поэтому их взаимодействие не получается.

Прежде чем начать что-то говорить, подумайте о том, что вы хотите сказать, и задайте себе следующие вопросы:

  • В чем заключается мое послание?
  • Чего я хочу добиться от этого общения?
  • Как я хочу, чтобы моя аудитория реагировала на мое сообщение?
  • С кем я разговариваю и как лучше всего общаться с ними, чтобы они понимали меня и реагировали так, как я хочу?

Практика сопереживания (эмпатия)

Сопереживание (эмпатия) – одна из ключевых способностей, используемых для оценки эмоционального интеллекта. По данным TalentSmart, 90% лучших сотрудников имеют высокие EQ(Эмоциональный интеллект — способность человека распознавать эмоции, намерения, мотивацию и желания других людей и свои собственные, а также способность управлять своими эмоциями и эмоциями других людей в целях решения практических задач. Относится к гибким навыкам.), а EQ отвечает за 58% эффективности работы сотрудника.

Сопереживание в общении – это способность понимать вашу аудиторию, ее эмоции, возможные реакции на ваше сообщение, отношение, историю и любую другую информацию о них, которая позволит вам создать ваше сообщение таким образом, чтобы оно не оскорбляло их, чтобы они поняли, и это привлечет их к вашим идеям.

При общении вы должны использовать сочувствие, чтобы предсказать, что почувствует ваша аудитория, когда вы передадите им свое сообщение. Затем вы можете спланировать лучшие слова и подход для использования в своем сообщении, чтобы избежать противоречий с вашей аудиторией.

Если вы можете видеть мир их глазами, вы можете общаться так, как они могут общаться, и вы сможете влиять на их реакцию на ваше сообщение.

Ниже приведены некоторые вопросы, которые вы должны задать себе, чтобы наполнить ваше общение сочувствием:

  • Кто моя аудитория?
  • Каковы их убеждения или взгляды?
  • Какова их история?
  • Каковы наши отношения?
  • Как они меня воспринимают?
  • Как они могут отреагировать на мое сообщение?

Рассмотрите контекст

Контекст – это настройка, в которой происходит общение. Он может быть формальным или неформальным. Он включает в себя другие измерения, такие как окружающая среда, социальная активность, цели группы, вовлеченные лица и их отношения, социальная динамика и так далее.

Все это вы должны иметь в виду при общении. Игнорирование контекста при общении означает самоубийство при общении.

Представьте, например, что вы разговариваете с вашим боссом и разговариваете примерно так.

Вы : «Эй, как дела?»

Босс : «Все в порядке, спасибо. Ты опоздал.”

Вы : «Все хорошо, не беспокойтесь об этом. Я ведь сейчас здесь, не так ли?

Босс: Почему ты опоздал?

Вы: «Я был на вечеринке до поздней ночи, наверное, я не слышал свой будильник сегодня утром».

Как вы думаете, что здесь произойдет? Конечно, вас уволят или, по крайней мере, предупредят. Если бы это был ваш коллега, с которым вы работаете на одном уровне, не было бы ничего плохого в вышеупомянутом разговоре. Однако общение таким образом с вашим начальником – это самоубийство в карьере.

Это показывает важность контекста; вы не говорите со своим боссом так, как говорите со своим коллегой. Применяйте это правило ко всем каждый раз, когда общаетесь, и вы увидите огромное улучшение в общении.

Ниже приведены несколько советов о том, как использовать контекст в общении.

  • Рассмотрим физический контекст: например, как вы разговариваете со своим коллегой в офисе, это не то, как вы разговариваете с ним, если вы встречаетесь в клубе. То, как вы произносите речь на общественной площади, совсем не то, как вы произносите ее в церкви.
  • Рассмотрим социальную динамику: например, разговаривать с супружеской парой – это не то же самое, что разговаривать с братьями и сестрами.
  • Какое действие происходит: то, как вы разговариваете со своими коллегами по офису, отличается от того, как вы разговариваете, когда ваш офис выходит на тренировку по тимбилдингу.
  • Подумайте о цепочке управления или власти: знайте, кому оказывать более высокое уважение. У уважения есть уровни – поэтому разговор выше подходит для коллеги, но неуважителен к начальнику.

Будьте кратким

Одним из главных грехов, которые люди совершают при общении, является излишняя многословность. Никто не любит когда оратор или писатель дополняет свое сообщение ненужными словами, чтобы скрыть поверхностность своих идей.

Эффективная коммуникация должна осуществляться быстро. Всегда стремитесь попасть прямо в точку, и у вас не будет никаких проблем. Краткость является основой ясности, при условии, что вы предоставите все важные детали.

Ниже приведены некоторые советы, которые помогут вам стать более кратким в общении:

  • Знайте, что вы хотите сказать, прежде чем сказать это.
  • Определите наиболее важные компоненты вашего сообщения, которые нельзя пропустить.
  • Определите ключевые слова, которые имеют достаточный вес, чтобы передать целые идеи, чтобы вам не приходилось повторяться. Вы можете определить эти ключевые слова для своей аудитории.
  • Если ваше сообщение может быть быстро закодировано в анекдоте, пословице или стихотворении, сделайте это.
  • По возможности, не поощряйте аудиторию задавать вопросы до того, как вы передадите свое сообщение.

Дайте другому человеку возможность высказаться

Общение – это двусторонний процесс. Вы не хотите, чтобы ваша аудитория думала, что вы читаете им лекции (если контекст не является лекционным залом, а вы являетесь лектором). Когда у людей нет голоса в общении, они становятся вызывающими, скучными или апатичными.

Согласно исследованию о распределении речи в разговоре, слушатели могут заставить собеседника перестать монополизировать разговор, будучи молчаливыми.

Так что в следующий раз, когда вы ведете разговор и понимаете, что ваш собеседник необычно молчалив, пришло время вернуть его обратно с запросом обратной связи.

Ниже приведены примеры вопросов, которые вы можете задать, чтобы убедить партнера принять участие в разговоре.

  • «Как вы думаете?»
  • «Каково ваше мнение по этому поводу?»
  • «Это моя точка зрения, а ваша?»

Если это электронное письмо или другое письменное сообщение, вы можете добавить это в конце:

  • «Я с нетерпением жду вашего ответа.»
  • «Мне интересно услышать вашу реакцию».

Будьте уважительны

Общение не может процветать в обстановке недоверия и грубости. Уважение – это свежий воздух, который обеспечивает здоровые отношения между вами и вашей аудиторией, способствуя эффективному общению.

Уважение показывает, что вы цените другого человека. Вот несколько советов о том, как быть уважительным при общении.

  • Признайте свою аудиторию. Не врывайся. Поздоровайся, если это встреча лицом к лицу. Начните с приветствия, если это электронное письмо.
  • Не используйте сарказм или резкие замечания.
  • Практикуйте сочувствие (эмпатию). Знайте, что заденет их чувства и не говорите этого. Такт и грация являются ключевыми словами.
  • Попросите их отзывы, чтобы показать, что вы цените их мнение.
  • Используйте наиболее приемлемый язык в данном конкретном контексте.
  • Не употребляйте вульгарных слов.
  • Знайте, что уместно и неуместно – например, зная, когда что-то, что вы хотите сказать, является сексистским или расистским или просто неуместным, учитывайте ваши отношения с человеком.

Не давайте непрошеных советов

Это одна из самых трудных заповедей, которую нужно соблюдать. Каждый считает свою точку зрения наилучшим способом восприятия мира. Поскольку каждый человек уникален, существует множество точек зрения.

Естественно, разногласия неизбежны. Если вы хотите быть успешным коммуникатором, держите свой «бесплатный совет» при себе, если этого не требует контекст или ваша аудитория не просит. Примером контекста, требующего консультирования, является лектор со своими учениками или родитель со своим ребенком.

Непрошеный совет часто нежелателен, и люди обычно не обращают на него внимания, хотя могут кивнуть и сказать, что он хорош.

Следование этому правилу требует серьезного самоконтроля. Все ваше тело может хотеть, чтобы вы «вставили свои две копейки», но игнорируйте это. Сосредоточьтесь на общей картине; эффективно передавая свое сообщение и получая желаемую реакцию.

Доверие не подлежит обсуждению

В своей книге Made to stick авторы Чип и Дэн Хит перечисляют семь основных принципов, которые вы можете использовать, чтобы сделать вашу идею/сообщение липкой/вирусной/привлекательной. Одним из таких принципов является доверие.

Заслуживающая доверия идея – это та, которую ваша аудитория будет считать правдой. Если идея окажется ложной, аудитория будет избегать ее.

Если ваша цель состоит в том, чтобы завоевать аудиторию или повлиять на нее, чтобы она приняла вашу точку зрения, вы должны тщательно работать над своим сообщением и презентацией, чтобы убедиться, что она воспринимается как правдивая. Ниже приведены некоторые советы о том, как сделать свое сообщение более достоверным:

  • Презентации со статистикой и фактами. В дополнение к тому, что вы сможете дать более убедительные аргументы, это покажет, что вы провели свое исследование. Когда люди видят, что вы пришли подготовленными, они с большей вероятностью будут доверять вам.
  • При необходимости добавьте анекдоты, чтобы сообщение привлекло вашу аудиторию на эмоциональном уровне. Это заставляет ее доверять вам, болеть за вас и хотеть быть на одной стороне с вами.
  • Если у вас есть соответствующие полномочия, убедитесь, что ваша аудитория знает о них. Например, вы с большей вероятностью доверяете диетологу, который говорит вам, что некоторые продукты нездоровы, чем водопроводчику, который говорит то же самое.

Обращение к эмоциям

Еще один из семи принципов распространения идей, представленных Дэном и Чипом Хитом, – это эмоции. Эмоция (пафос) также является одним из трех способов убеждения, наряду с логосом (логика) и этосом (авторитет), как это определил Аристотель.

Обращение к эмоциям иногда может быть манипулятивным, но часто эффективным и даже необходимым. Пример: если два человека произносят речь, и один использует сухие факты, а другой очеловечивает свою речь историями из своей собственной жизни, с кем аудитория, скорее всего, будет иметь дело?

Если вы угадали последнее, вы абсолютно правы. В то время как факты пугают и настораживают, эмоции связывают нас с говорящим. Используйте следующие советы, чтобы добавить эмоции в ваше общение.

  • Расскажите истории. Истории затрагивают нас на более глубоком уровне, чем факты, и заставляют нас связываться с посланием.
  • Используйте сочувствие, чтобы продемонстрировать, насколько хорошо вы понимаете их точку зрения. Когда вы показываете людям, что вы понимаете, как они себя чувствуют, они более склонны вас слушать – лучшие ораторы знают и практикуют эту технику.
  • Используйте примеры или анекдоты из личной жизни, чтобы очеловечить себя и сделать вас ближе к вашей аудитории. Когда они могут понять, кто вы, они более склонны доверять вашему мнению.
  • Используйте метафоры, сравнения и другие стилистические приемы, чтобы ваше послание ожило в сознании аудитории. Если вы сможете нарисовать картинку словами, люди запомнят ваше сообщение более ярко и отнесутся к нему с легкостью.

Будь искренним

В стремлении достичь желаемых результатов от любого общения легко забыть общую картину и сказать аудитории то, что она хочет услышать. Это, безусловно, манипуляция.

Манипуляция может сработать в краткосрочной перспективе, но как только люди поймут, что с их умами играли, вы потеряете всякое доверие. Вы можете видеть, как это происходит в рекламе и политике, и как реагирует аудитория после того, как становится очевидным, что ею манипулируют хитрые операторы.

Если ваше сообщение имеет реальную ценность, поверьте, что оно понравится вашей аудитории без необходимости лжи и дезинформации. Если вы хотите казаться искренним, вам следует:

  • Проверяйте информацию, которую вы сообщаете своей аудитории. Если выяснится, что ваше сообщение основано на ложной информации, ваш авторитет будет поставлена под сомнение, а достоверность всего вашего сообщения будет аннулирована.
  • Будьте правдивы, когда сообщаете плохие новости. Будьте ясны, и не бейте вокруг да около. Если вы тактичны, правда всегда лучше, чем полуправда.
  • Будьте искренни, когда извиняетесь. Люди могут почувствовать, когда ты играешь. То же самое верно, когда вы выражаете признательность.
  • Избегайте чрезмерной лести. Дарите искренние комплименты и вы понравитесь людям. Лесть может показаться очаровательной в данный момент, но она часто оставляет плохое послевкусие и заставляет вас казаться ненадежным.

Практика позитивности

Никто не любит, когда его постоянно критикуют. Если вы видите только то, что не так с вашей аудиторией, вы будете отталкивать их. Вы можете даже не высказывать свои мысли, но люди почувствуют, что вы думаете о них через язык вашего тела.

Прежде чем передать сообщение, убедитесь, что вы не чувствуете и не думаете о человеке, с которым общаетесь, негативно.

Это предотвратит передачу вашей негативной энергии через язык тела, другие невербальные сигналы, тон голоса и выбор слов.

Также следует избегать саркастических замечаний. Вместо этого подумайте о том, что вам нравится в человеке, с которым вы общаетесь, и поделитесь этим с ним как с комплиментом.

Если вы не согласны с другим человеком, постарайтесь найти общий язык там, где это возможно. Прежде всего, создайте свое сообщение таким образом, чтобы оно не было оскорбительным для другого человека.

Контролируйте свои эмоции

Эмоции – это обоюдоострый меч. С одной стороны, когда вы увлечены, люди будут уделять вам свое внимание и доверять вам. С другой стороны, если вы потеряете контроль, вы можете сказать или сделать что-то не так и оттолкнуть их.

Прежде чем говорить, сделайте паузу, чтобы собраться с мыслями, если вы осознаете, что вы взволнованы. Знайте, какие эмоции соответствуют контексту. Например, скорбь неуместна при произнесении речи на свадьбе, как и радость на похоронах.

Если вы начинаете нервничать, медленно вдыхайте и выдыхайте и говорите очень медленно. Преднамеренное обдумывание поможет вам восстановить контроль над своим телом и разумом.

Помните о невербальных сигналах, которые вы передаете

Невербальные сигналы, такие как тон голоса и язык тела являются ключевыми для эффективного общения. Однако, они также могут быть обоюдоострым мечом.

Если их не контролировать, они могут передать эмоции, которые вы хотели бы сохранить для себя. Ниже приведены некоторые советы о том, как улучшить общение с невербальными сигналами.

  • Используйте выражения лица, такие как улыбки, гримасы, подмигивания и взгляды, где это уместно.
  • Кивните или покачайте головой, чтобы подчеркнуть определенные моменты.
  • Используйте жесты рук экономно. Жесты рук могут быть мощными сигналами, если они используются в нужное время, но иногда ораторы рассеянно жестикулируют, что отвлекает аудиторию.
  • Избегайте излишней ходьбы, так как это отвлекает.
  • Измените тон голоса, чтобы добавить драмы в презентацию – например, понизить голос или внезапно закричать для эффекта.
  • Будьте внимательны к своим эмоциям, чтобы не выдавать негативные чувства невербальными сигналами.

Знайте, когда отступать или идти на компромисс

Иногда при передаче вашего сообщения обратная связь с другим человеком может повлиять на изменение вашего мнения. В такой ситуации не стыдно отступить или скорректировать свое мнение с учетом новой информации.

Например, когда вы понимаете, что у человека, с которым вы общаетесь, есть более веские аргументы, дайте ему знать, что его точка зрения имеет смысл, и попросите его уточнить ее. Задавайте вопросы, чтобы подтвердить, что его точка зрения действительно правильнее вашей.

Источники:
  1. The 15 Commandments of Effective Communication.

Все материалы носят ознакомительный характер. [Отказ от ответственности krok8.com]

Добавить комментарий